• ×

    • Пути и средства оптимизации работы с документами. Пути оптимизации документооборота на предприятии

    16.02.2020

    Введение


    В данной работе рассматривается тема «Документооборот и пути его оптимизации».

    Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

    Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

    Документооборот можно разделить на следующие этапы:

    -экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

    -предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

    -организация рационального движения документов внутри организации;

    -экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

    Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
    Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

    Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

    Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

    Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

    -для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

    -не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

    При рассмотрении поступившего документа учитывается:

    -важность его содержания;

    -сложность и новизна поставленных вопросов;

    -срок исполнения документа;

    -вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

    Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

    Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

    Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

    Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

    В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

    Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

    Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
    Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

    Документооборот


    Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

    Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

    Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) <#"justify">Документопоток


    Вследствие того, что документооборот <#"justify">-поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

    -потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

    -поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

    Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

    Структурой;

    -режимом или цикличностью;

    Направлением;

    Объемом.

    Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

    Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

    Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

    Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

    Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

    Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

    Величина документооборота нужна для:

    -расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

    -расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

    -определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

    В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

    Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна.

    Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

    -повышение эффективности управленческой деятельности;

    -ускорение движения документов в организации;

    -уменьшение трудоемкости обработки документов.

    Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

    После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.


    Пять шагов к успешному документообороту <#"justify">Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

    .Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

    .Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

    Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для организации.

    Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости.

    Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

    Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

    ·Шаг 1. Предпроектное обследование или описание организации.

    ·Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.

    ·Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.

    ·Шаг 4. Оптимизация документооборота.

    ·Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

    Предпроектное обследование

    Задачами первого шага - описание организауции - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуется проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

    При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

    В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

    Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

    Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

    1.построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;

    2.построение схем их взаимосвязей;

    .сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;

    .их систематизация в альбомы;

    .описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);

    .построение тематических и сводных схем документооборота;

    .проведение логического и реквизитного анализа документов;

    .анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;

    .выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);

    .разработка предложений по устранению дублирования информации;

    .разработка предложений по унификации документов;

    .разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;

    .разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;

    .разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

    При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

    Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

    Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

    Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

    При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

    При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

    Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос - сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?


    Тематический анализ и оптимизация документооборота


    Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

    Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

    -При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений.

    -Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.

    -Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

    -При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

    Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.


    Оптимизация документооборота организации


    Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

    Оптимизация документооборота позволяет:

    -определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

    -определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

    -регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

    -установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

    К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

    Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

    Кроме этого к мерам организационного характера относится:

    -правильная организация работы службы ДОУ;

    -рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

    -организация работы с документами в структурных подразделениях.

    Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

    Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

    В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

    К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).


    Маршрут документов


    Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

    Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

    Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

    Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

    Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся:

    -табель форм документов;

    -маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);

    -графики документооборота;

    -схемы перемещения документов и др.

    В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.


    Табель форм документов


    Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

    Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

    Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

    Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

    Блок-схемы


    Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

    При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

    Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

    Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

    Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

    Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов).

    электронный документопоток документооборот


    Пример блок-схемы, описывающей процедуру проведения государственной экологической экспертизы (воспроизводится только начальная часть схемы)

    Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

    Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами/

    Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

    В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

    Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов/


    Документооборот. Понятие


    Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

    Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

    оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

    максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

    порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

    Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

    Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

    Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

    ). Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

    ). Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

    ). Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

    Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

    Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

    Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

    От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

    Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

    Централизованную;

    Децентрализованную;

    Смешанную.

    Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

    При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

    При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно.

    При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

    Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.


    Способы совершенствования документооборота


    На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

    К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

    К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

    Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

    Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

    На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

    Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.


    Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота


    В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот.

    Автоматизированные рабочие места.

    Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

    Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

    Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

    Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

    К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

    ) персональные компьютеры, объединенные в сети;

    ) электронные пишущие машинки;

    ) текстообрабатывающие системы;

    ) копировальные машины;

    ) коммуникационные средства, телефонная техника;

    ) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

    ) средства для обмена информацией - электронная почта;

    ) видеоинформационные системы;

    ) локальные компьютерные сети;

    ) интегрированные сети учреждений.

    К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

    Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.


    Электронные офисные системы


    Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

    Круг задач электронной офисной системы:

    ) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

    ) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

    ) осуществление эффективного поиска информации;

    ) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

    Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

    ) ввод, подготовка и редактирование документов;

    ) регистрация документов;

    ) совместная работа над документами;

    ) контроль исполнения документов;

    ) создание баз данных (хранение документов);

    ) прием и пересылка документов;

    ) систематизация документов, формирование дел;

    ) подготовка к хранению и архивное хранение дел.

    Рассмотрим несколько характерных офисных систем.


    Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»


    Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

    Система включает в себя 2 продукта:

    ) «ДЕЛО-Предприятие» - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

    ) «ДЕЛО-Секретарь» - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

    Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».

    Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).


    Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»


    Система включает в себя 3 продукта:

    . «Делопроизводство» - комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

    . «Малый офис» - комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

    . «Канцелярия» - система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.


    Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route


    Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

    Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

    ) автоматизация централизованной службы ДОУ;

    ) автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

    ) автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

    ) автоматизация централизованного архива.


    Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»


    Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

    Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

    Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

    Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

    Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

    ) обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по определенным пользователем бизнес-правилам;

    ) устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;

    ) предоставляет возможность интеллектуального анализа содержания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

    Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов.

    Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

    Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

    Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.


    Заключение


    В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

    Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

    Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.


    Библиографический список


    1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 60.

    Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

    Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 61.

    Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

    Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

    Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.


    Репетиторство

    Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

    Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
    Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

    Уважаемые коллеги, рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота для одного из клиентов ООО «МайТэк», пожелавшего остаться инкогнито. Для удобства, предлагаю обозначить заказчика, как ГК «Компания», все общение с которым происходило через РПЗ - руководителя проекта от заказчика.

    ГК «Компания N» — российская группа производственно-сервисных компаний. Основные виды деятельности — производство и поставка «продукции» различного назначения, инженерная поддержка заказчиков по вопросам применения «продукции» и сервисные услуги.

    На момент обращения в МайТэк ГК «Компания N» уже работала в DIRECTUM 5.2. Но несмотря на то, что система для ускорения документооборота у них была, имелся ряд проблем. Например, средний срок согласования приказа составил 15,3 дня против отведенных по регламенту 4 дней.

    Но мы уверены, что документооборот может быть простым, понятным, а самое главное - эффективным. Внимательно изучив все вводные данные, мы приступили к поиску решения сложившейся ситуации.

    Бизнес-процессы "как есть"

    Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Был подготовлен предварительный план работ, презентованный РПЗ. Но переговоры зашли в тупик, когда представитель заказчика сообщил нам, что «ГК Компания» пыталась самостоятельно провести подобную работу и потерпела фиаско.

    Причиной неудачи послужили несколько факторов:

    • Наличие нескольких систем для работы с документами
    • Переплетение документов внутри бизнес-процессов

    Тогда стало понятно, что проблема оказалась намного серьезней, чем могло показаться на первый взгляд: от использования различных систем и отсутствия оптимизации движения документов пострадал весь процесс документооборота «ГК Компания». В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было бы невозможным, т.к. на понимание и описание схем ушло бы от полутора до двух лет. Разумеется, такой роскоши, как время, у нас не было, а значит, данный вариант нам не подходил.

    Но неудачи закаляют. Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, мы снова приступили к поиску точек входа для аналитики документооборота «ГК Компания N». Рассуждали долго, обдумывали каждый возможный вариант, но каждый новый подход заводил нас в тупик. До определенного момента. На одном из этапов обсуждений, когда уже после 3-х часового непрерывного совещания казалось, что решение найдено не будет, директор департамента проектов МайТэк Сарваров Айдар предложил необычную идею: двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

    От процессов к матрице документооборота

    Стоит отметить, что подобная идея поначалу показалась нам весьма абстрактной, но чем дальше мы продолжали обсуждение, тем яснее становилась картина. Подобный подход позволял взглянуть на проблему «по частям», подробно разобрав весь документооборот компании на составляющие:

    • Схемы движения документов
    • Количественные показатели
    • Временные затраты на обработку
    • Затрагиваемые бизнес-процессы

    Согласовав план работ с РПЗ, мы приступили к реализации. Первым этапом было составление детальной и ёмкой матрицы документооборота ГК «Компания N», куда вносились все данные о существующих документах:

    • Название документа
    • В каком виде документ заносится в организацию
    • В каком виде проходит каждую из стадий жизненного цикла
    • Сколько документов формируется в год
    • Сотрудники, работающие с документом
    • Обязательность хранения в бумажном виде
    • Взаимодействие с контрагентами
    • В какой системе с документом проводится та или иная работа
    • Что служит основанием для создания документа
    • Что является следствием рассматриваемого документа
    • И многое другое

    Сбор данных и структурирование результатов

    Список был весьма внушительным, а к моменту сбора всей информации матрица документооборота превратилась в таблицу, количество строк которой перевалило за 1200. Тогда начался второй этап работы - выяснение процентных долей каждого вида документа от всего документооборота компании. Результаты оказались весьма интересными: было установлено, что 95,69% , то есть 233,212 шт. от всего документооборота составляли всего 8 документов, а именно:

    1. Акты
    2. Счета
    3. Документы фонда оплаты труда
    4. Приказы
    5. Договоры
    6. Письма (входящие и исходящие)
    7. Авансовые отчеты
    8. Бухгалтерские отчеты

    Тогда было принято решение сосредоточить силы на изучении каждого из 8 документов, составлявших 95% документооборота, отдельно. Это позволяло более глубоко изучить проблему и погрузиться в нюансы работы с ними, а также найти главную цель - узкие моменты для оптимизации процесса работы с документами.

    Изучение документов было начато с детальной аналитики следующих показателей:

    • Количество создаваемых документов в год
    • Количество сотрудников, работающих с документом
    • Фонд временных затрат сотрудников на выполнение заданий по работе с документом
    • Стадии жизненного цикла документа
    • СЭД и другие системы, где документ фигурирует
    • Схема движения
    • Проблемные места в работе с документом
    • Стоимость процесса работы с документом

    И обратно к процессам

    Данных вполне хватало для того, чтобы составить детальные отчеты по каждому документы. В ходе исследования, было установлено, что проблемы для каждого из рассматриваемых объектов, зачастую были схожи:

    • Документы вносились в ГК «Компания N» разрозненно
    • Жизненный цикл документа протекал в нескольких системах одновременно
    • Процессы согласования документов не были оптимизированы в части отказа от бумажных копий
    • Процессы согласования не были оптимизированы в части согласующих лиц
    • Большое количество возвратов документов на доработку в результате некорректного выполнения заданий (отсутствие необходимых вложений; неверное оформление реквизитов)
    • Сотрудники ГК «Компания N» не использовали функционал СЭД DIRECTUM на необходимом уровне

    На основе полученных данных был разработан комплекс мер по оптимизации тех или иных аспектов работы с документами. Так, например, для договорных документов рекомендации заключались в отказе от распечатывания бумажных копий для подписания, а также переносу всего процесса согласования из нескольких систем в СЭД DIRECTUM . Дополнительно было предложено улучшить существующие шаблоны документов, актуализировать формы и реквизиты, провести обучение сотрудников ГК «Компания N» по работе с документами.

    Располагая данными от фонда оплаты труда ГК «Компания N» по временным затратам сотрудников на работу с каждым видом документов, а также имея информацию о ставках каждого специалиста, была рассчитана стоимость процесса согласования каждого документа на текущий момент и стоимость после оптимизации.

    Итоги этапа аналитики

    Таким образом, в результате детального исследования процессов, связанных всего с 8 документами в «ГК Компания N», нам удалось получить следующие показатели:

    • Сокращение стоимости обслуживания бизнес-процессов на 18-20%
    • Централизация и организация безбумажного документооборота в одной СЭД
    • Получена подробная карта движения документов
    • Уменьшение среднего срока согласования на 50-70%, в зависимости от рассматриваемого документа
    • Уменьшение возвратов документов на доработку по причине неверного оформления и/или отсутствия вложений
    • Сокращение затрат на использование бумаги в размере 18,344 листов или 37 пачек, и как следствие, сохранение природы

    В настоящее время этап аналитики завершен. На его выполнение у двух аналитиков МайТэк ушло 6 месяцев. Сейчас начался этап внедрения всех предложенных мер по оптимизации. План-график развития построен на ближайшие 2 года. Среди основных идей проекта - полный отказ от бумажных документов, в том числе и в кадровых процессах.

    Работы предстоит много, но мы уверены, что полное понимание процессов, прозрачность и хорошо настроенный процесс работы с документами - залог успеха. А СЭД DIRECTUM - отличный инструмент для достижения высокоэффективного, качественного и легкого документооборота.

    Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

    Нельзя недооценить важность документооборота организации, так как:

    • документооборот – скелет компании, который пронизывает все срезы компании – финансовый департамент, управление кадрами, работа с поставщиками, юридический департамент;
    • документооборот - не только основа внутренней коммуникации в компании, но и основа коммуникации с внешним миром: клиентами и контрагентами компании, а также с государственными структурами.

    Поэтому упрощенный и оптимизированный оборот – это не только экономия ресурсов, но также и имиджевая составляющая для компании.

    К сожалению, в настоящее время происходит слияние понятий «упрощения» и «оптимизации» документооборота в умах многих менеджеров. Как правило, любая более-менее успешная и большая организация сталкивается с проблемой организации документооборота и ставит себе цель «упростить» и «оптимизировать» документооборот.

    Оптимизация документооборота в юридической практике ничем не отличается от документооборота в других департаментах/отраслях. Рассмотрим пути улучшения документооборота в компании.

    Прежде всего, следует следовать новым тенденциям и от полностью бумажного документооборота переходить к электронному документообороту. На деле происходит следующее: документооборот компании (его оболочка, начинка, регламент, схемы движения документов и прочее-прочее) отдается на откуп «цифре» - системе электронного документооборота, сделанной на заказ сторонней организацией или силами программистов компании. Компания получает продукт, позволяющий организовать документооборот в электронной форме как внутри организации, так и в отношении с внешними контрагентами. Однако, один лишь перевод документооборота в «цифру» не может говорить об оптимизации и упрощении. Система электронного документооборота строится на тех же схемах, что и были использованы в «бумажном» документообороте. Документ, проходя все стадии согласования в электронной форме, часто распечатывается по тем или иным причинам, что сводит на нет идею отказа от бумаги. Электронный документооборот также подвержен сбоям, техническим неполадкам, зависящим как от группы поддержки и разработки, так и от внешних факторов (проблемы с электричеством, сетью, обновление программного обеспечения, обновление оборудования).

    Электронный документооборот позволяет значительно сократить издержки на ведение документооборота. Самая очевидная экономия – экономия бумаги . На первый взгляд, это небольшая статья расходов, но если проанализировать расходы на печать документов в различных компаниях, то будет видно, что на это расходуется большая часть средств компании. Другие сэкономленные блага – экономия места и ресурсов для хранения документов, экономия на пересылки документов по почте или с использованием курьерских служб. Также оптимизация рабочего времени сотрудников, которые раньше, например, должны были сдавать некоторые виды отчетности в бумажном виде , а теперь это можно сделать в электронном виде – таким образом, экономится время на перемещение, на ожидание в очередях. Также необходимо упомянуть время на поиск документов – при электронном документообороте время на поиск сокращается.


    Следует заметить, что документооборот как процесс состоит из цепочки определенных последовательных структурированных элементов. С этой позиции, упрощение и оптимизация должны повлечь за собой отказ от одного из элементов процесса, либо объединение элемента с другим элементом, либо модернизация этого элемента по смыслу/исполнению. Поэтому перевод документооборота в цифровое поле сам по себе ничего не меняет в процессе, а наоборот, может добавить несколько лишних элементов в процесс.

    Тем не менее, электронный документооборот в некоторых ситуациях действительно сокращает количество бумажной работы и необходимых ресурсов для выполнения той или иной задачи. Так, например, подача документов налоговой отчетности в налоговую службу (при наличии ключа цифровой подписи и специального программного обеспечения), позволяет отправить документы в налоговую не отходя от компьютера. Что касается юридической практики, то в настоящее время можно подать исковое заявление, жалобу (кассационную, надзорную, аппеляционную) в сети Интернет, например с помощью сервиса https://my.arbitr.ru/.

    Во-вторых, возможен переход от обычного электронного документооборота к документообороту с использованием облачных технологий. В настоящее время эксперты видят большой потенциал в облачных технологиях. Применительно к документообороту, у облачных технологий существуют следующие преимущества: цена – нет необходимости выстраивать полную инфраструктуру управления документооборотом, держать штат сотрудников для обслуживания инфраструктуры. В облачной модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет. Также преимуществом является то, что информация, хранящаяся в «облаках» может быть доступна не только со стационарного компьютера а офисе, что важно сейчас, когда требуется высокая мобильность.

    Следует помнить, что переход к электронному документообороту или облачным технологиям не является панацеей. Совершение технологий не принесет желаемого эффекта, если сам процесс не усовершенствован.

    Например, одним из способов упрощения и оптимизации документооборота в практике стал отказ от того, что принято называть хорошим, структурированным, продуманным документооборотом (следует сразу пояснить, что речь идет о внутреннем документообороте в отдельном департаменте). Все началось с того, что в юридическом департаменте решили отказаться от переписки по электронной почте. Все вопросы решались лично/устно/по телефону, либо в форме неформальной переписки с использованием корпоративного сервиса коротких сообщений. Гораздо быстрее и проще написать в живой чат в неформальной форме "привет, что у нас по проекту?" и получить сразу ответ, чем составлять типичное письмо, полное т.н. корпоративной этики, канцеляризмов и лишних слов. Сотрудники стремились к тому, чтобы любая информация была умещена в 150-200 знаков. Следующим этапом стал отказ от ведения протоколов заседаний рабочих/проектных групп. Ранее такие протоколы подготавливались и согласовывались несколько дней, проходя по цепочке "заседание/совещание - рабочая тетрадь - проект протокола - согласование проекта протокола с участниками - внесение правок - повторное согласование с участниками - согласование с руководителем заседания/совещания - подпись - рассылка - хранение протокола". Теперь же все сводилось к "заседание/совещание - рабочая тетрадь - рассылка основных тезисов в сервисе коротких сообщений". Таким образом, ради упрощения документооборота произошел отказ от определенных элементов, о которых говорилось выше.

    Представленный пример оказался заразителен, за считанные месяцы практически вся компания (а это около 2000 человек в России) перешла в заданный юридическим департаментом формат общения. Этот локальный успех позволил получить необходимое ПО для лучшей реализации своих идей (если вкратце - департамент получил современный сервер для облачного общения с любого устройства и мгновенным поиском по заданным темам, умный рубрикатор, что позволило аккумулировать множество неформальных переписок в единую систему знаний по проектам с возможностью прикрепления документов и контроля сроков). Но главное, получили возможность экспериментировать и дальше. Следующим этапом стал отказ от согласования документов (в т.ч. договоров) по длинной цепочке. Любой документ, будь то согласование или создание нового, одновременно рассматривается всеми свободными сотрудниками отдела. Документ хранится на сервере, все правки и комментарии вносятся в режиме реального времени, действует правило мгновенного решения проблемы. Т.е. любой сотрудник, натолкнувшийся на комментарий/изменение в документе, обязан отработать его: согласовать/не согласовать/предложить свой вариант. Лишь только после этого осуществляется переход к остальной части документа. Таким образом, не смотря на одновременную работу с документом 5-7 человек, мы не получали красный от правок и комментариев документ, а наоборот - в короткие сроки рабочую версию проекта документа, отработанную всем департаментом, с историей изменений. Такой документ оставалось рассмотреть лишь начальнику, после чего он либо утверждался, либо попадал на повторное рассмотрение в департамент. Таким образом, вместо привычной иерархической структуры рассмотрения документов в несколько этапов мы пришли к двухэтапному и быстрому: отдел-начальник.

    Также в целях сокращения сроков рассмотрения документов и запросов сотрудниками юридического департамента были разработаны рекомендации к запросам, направляемым в юридический департамент. Эти рекомендации четко описывали всю необходимую юридическому департаменту информацию по той или иной ситуации. Таким образом, прежде чем создать запрос к юристам, человек загружал всю необходимую информацию на сервер, что в 80% случаев снимало необходимость юристов запрашивать дополнительную информацию у коллег. Такое очевидное решение позволило сократить время исполнения определенного вида запросов более чем в два раза, так как порой информацию от структурных департаментов приходилось ждать несколько дней.

    В качестве итога можно сказать, что перевод документооборота в электронную форму не является панацеей в плане оптимизации и упрощения. В свою очередь, снятие запрета на использование сотрудниками сервиса коротких сообщений и устранение излишних формальностей, может привести к неожиданным результатам и существенно упростить и оптимизировать документооборот в компании.

    Для оптимизации документооборота можно использовать и другой подход, например, методологию «Шесть Сигм» - инструментами DMAIC (от английский define, measure, analyze, improve, control - выявить, измерить, проанализировать, усовершенствовать, проконтролировать). Данный инструмент используется для управления проектами и будет уместен при проведении проекта по оптимизации документооборота в компании.

    Таким образом, первым шагом в проекте оптимизации документооборота будет определение целей проекта и запросов внутренних и внешних «потребителей» документооборота. Затем необходимо измерить процесс, чтобы понять текущее состояние – составить карты потоков документации, провести опросы сотрудников различных департаментов, а также контрагентов компании и др. Следующий шаг - анализ и определение коренных причин потерь в процессе документооборота. После чего можно будет разработать мероприятия по улучшению процесса

    Так, например, возможным улучшением может стать разработанный стандарт для заполнения тех или иных документов. Стандарты позволяют сократить количество возможных ошибок в документе, в частности, связанных с неправильным оформлением, сократит время работы с документом.

    Полезным для компании может быть график документооборота, который позволит сократить время ожидания того или иного документа от участников документооборота.

    Зачастую сотрудники компании сталкиваются с проблемой дублирования в документообороте, когда для одной операции составляется множество различных документов, записей отметок, которые не всегда необходимы. А дублирование – это одна из значимых потерь в процессе.

    Также оптимизации документооборота будет способствовать стандартизация в организации архива документов – документы хранятся по определенным категориями, желательно при использовании различных визуальных средств, как, например, различные цвета папок для различных категорий. Внутри категорий также существует четкая организация, название документа отражает содержание документа. Такие меры позволят значительно сократить время на поиск.

    Итак, были предложены ряд мер, которые помогут оптимизировать документооборот в компании. Но этот перечень мер не является закрытым. В каждом конкретном случае возможны свои методы организации.

    Заключающим и, наверное, самым важным этапом в инструменте DMAIC является последний этап – контроль. Необходимо не просто ввести ряд новшеств в процесс документооборота, а проконтролировать, что они действительно используются, иначе процесс очень скоро вернется в ту точку, с которой проект начинался.

    Таким образом, подводя итог, сформулируем основные корпоративной системы управления документами, каждый из которых может быть объектом для проектирования оптимизации документооборота:

    1) документы нужно надежно хранить и быстро находить;

    2) документы нужно обрабатывать в соответствии с процедурами, действующими в компании;

    3) участники деловых и хозяйственных процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия;

    4) система электронного управления документами должна быть связана с другими компонентами корпоративной информационной системы.

    Также следует помнить, что вся система должна быть обеспечена адекватными ИТ-технологиями и то, что усовершенствование должно быть постоянным процессом. Всегда найдется путь, как сделать документооборот более быстрым, эффективным. Поэтому главное – не останавливаться на достигнутом.

    Похожие статьи
     
    Категории
    Видеоматериалы
    Популярное
    Новое